Schritt für Schritt · Verständlich erklärt
BAFA-Antrag ausfüllen, so einfach wie möglich.
Keine Bürokratie-Vorkenntnisse nötig. Diese Seite erklärt jeden Schritt des Antragsformulars, so, dass wirklich jeder es versteht. Von Anfang bis zur Förderzusage.
Abschnitt 1
Was ist BAFA, und was wird eigentlich gefördert?
BAFA steht für Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Das ist eine Behörde des Bundes. Sie verteilt Fördergelder an Unternehmen, unter anderem für professionelle Unternehmensberatung.
Das Programm heißt offiziell: Förderung von Unternehmensberatungen für KMU. Was das bedeutet: Der Staat bezahlt einen Teil deiner Unternehmensberatung, einfach, weil er will, dass kleine und mittlere Unternehmen professionelle Unterstützung bekommen.
Was konkret gefördert wird
- →Beratung zu Finanzcontrolling, Kostenmanagement und Kennzahlensystemen
- →Beratung zu Prozessoptimierung, Lean Management und Organisationsstruktur
- →Beratung zu Führungsentwicklung, Change Management und Personalstrategie
- →Beratung zu Digitalisierung, KI-Strategie und technologischen Hebeln
- →Beratung zu Geschäftsmodellen, Marktstrategien und Unternehmensnachfolge
Was NICHT gefördert wird
- ✗Steuerberatung und Rechtsberatung
- ✗Beratung, bei der am Ende ein Produkt des Beraters verkauft wird
- ✗Gruppen-Seminare oder Trainings (nur Einzelberatung zählt)
- ✗Beratung, die mit einer anderen staatlichen Förderung kombiniert wird
- ✗Projekte, die bereits vor dem BAFA-Antrag begonnen haben
Wie viel zahlt der Staat? In der Regel 50 % deines Beratungshonorars, maximal 1.750 Euro pro Beratung. In strukturschwachen Regionen sogar 80 %, dann bis zu 2.800 Euro. Das Beratungshonorar selbst ist auf maximal 3.500 Euro festgelegt (40 Stunden × 87,50 Euro).
Abschnitt 2
Wer darf den Antrag stellen?
Fast jedes kleine oder mittlere Unternehmen in Deutschland ist antragsberechtigt. Hier sind die Bedingungen, einfach erklärt:
Dein Unternehmen hat weniger als 250 Mitarbeiter
Das zählen wir in Vollzeitäquivalenten. Eine Teilzeitkraft (20 Std./Woche) zählt als 0,5. Ein Minijobber zählt als 0,25. Einfach zusammenrechnen.
Dein Jahresumsatz liegt unter 50 Millionen Euro
Oder: Deine Jahresbilanzsumme liegt unter 43 Millionen Euro. Es reicht, wenn eine der beiden Bedingungen erfüllt ist.
Dein Unternehmen ist älter als 2 Jahre
Oder jünger als 2 Jahre, dann gilt die Sonderkategorie Jungunternehmen mit leicht angepassten Konditionen. Frag uns einfach.
Du hast deinen Hauptsitz in Deutschland
Der rechtliche Sitz oder eine Niederlassung muss in Deutschland sein. Der Berater darf auch im Ausland sitzen, solange du als Unternehmen in Deutschland registriert bist.
Ausgeschlossen: Unternehmen in Schwierigkeiten
Wenn über dein Unternehmen ein Insolvenzverfahren läuft oder du bereits Unternehmen in Schwierigkeiten nach EU-Definition bist, ist keine Förderung möglich.
Abschnitt 3
Was du vor dem Antrag bereithalten musst
Bevor du das Antragsformular öffnest, leg diese Dinge bereit, dann geht das Ausfüllen in etwa 15 bis 20 Minuten.
Gewerbeschein oder Handelsregisterauszug
Daraus entnimmst du das Gründungsdatum und den vollständigen rechtlichen Namen deines Unternehmens.
WZ-Code (Wirtschaftszweigcode), 4-stellig
Eine 4-stellige Zahl, die deine Branche beschreibt. Beispiele: 4711 = Einzelhandel, 6201 = IT-Dienstleistungen. Den genauen Code findest du auf destatis.de oder beim Steuerberater.
Anzahl deiner Mitarbeiter (in Vollzeitäquivalenten)
Rechne Teilzeitkräfte anteilig. Beispiel: 5 Vollzeit + 4 Halbzeit = 7 Vollzeitäquivalente.
IBAN deines Geschäftskontos
Auf dieses Konto wird die Förderung nach Abschluss der Beratung ausgezahlt.
BAFA-Beraternummer: 193982
Die offizielle Registrierungsnummer von Steffen Herr bei der BAFA. Du trägst diese Nummer in das Formular ein, das verbindet deinen Antrag mit unserer Beratung.
Kurze Beschreibung deines Beratungsbedarfs
1 bis 3 Sätze reichen: Was ist dein Problem? Was soll sich durch die Beratung verbessern? Beispiel: Wir haben keine strukturierten Kennzahlensysteme und wissen nicht, wo unsere Margen erodieren.
Abschnitt 4
Den Antrag ausfüllen, Schritt für Schritt
Der Antrag läuft über das BAFA-Online-Portal easy-online. Klingt komplizierter als es ist. Folge einfach diesen Schritten:
Webseite öffnen
Geh auf fms.bafa.de/BafaFrame/v2/ubf3, das ist das offizielle Antragsportal der BAFA. Alternativ: bafa.de, dann Förderung, dann Unternehmerisches Know-how, dann Antrag stellen.
Neues Formular starten
Wähle auf der Startseite: 1. Ministerium/Bundesbehörde, 2. Fördermaßnahme: Förderung unternehmerischen Know-hows, 3. Förderbereich: Beratungsförderung KMU.
Basisdaten ausfüllen
Füll nacheinander die Abschnitte aus. Die Pflichtfelder sind gelb markiert. Klick nach jedem Abschnitt auf Aktualisieren.
Leitstelle auswählen
Die Leitstelle ist eine Organisation, die deinen Antrag prüft. Empfehlung: DIHK-Service GmbH, bundesweit tätig, unkompliziert, schnell.
Beraternummer eintragen
Im Abschnitt Berater trägst du unsere BAFA-Registrierungsnummer ein: 193982. Steffen Herr Consulting, ISO 9001 zertifiziert.
Antrag absenden
Prüf alles nochmals durch. Dann klick Absenden. Du erhältst eine automatische Bestätigung per E-Mail.
Informationsschreiben abwarten
Die Leitstelle schickt dir ein Informationsschreiben, meist per E-Mail, innerhalb von 2 bis 4 Wochen. Erst ab diesem Zeitpunkt darf die Beratung offiziell starten.
Abschnitt 5
Jedes Pflichtfeld, einfach erklärt
Hier erklären wir jedes gelb markierte Pflichtfeld im BAFA-Formular in einfacher Sprache.
Basisdaten, Antragsteller
Beratungsinhalt
Abschnitt 6
Was passiert nach dem Antrag?
Nach dem Absenden des Antrags geht es so weiter, das Wichtigste: Du musst selbst kaum etwas tun.
Woche 1 bis 2: Automatische Bestätigung
Du erhältst sofort eine E-Mail-Bestätigung, dass dein Antrag eingegangen ist. Kein Handlungsbedarf, einfach warten.
Woche 2 bis 4: Prüfung durch die Leitstelle
Die von dir gewählte Leitstelle (z.B. DIHK-Service GmbH) prüft deinen Antrag. Du kannst in dieser Zeit die Beratung bereits planen, aber noch nicht beauftragen.
Informationsschreiben erhalten, Beratung kann beginnen
Die Leitstelle schickt dir ein Informationsschreiben. Ab diesem Datum darf die Beratung offiziell starten. Leite dieses Schreiben bitte direkt an uns weiter.
Beratung (3 bis 4 Monate, 40 Stunden)
Die eigentliche Beratung findet statt, strukturiert, mit klaren Meilensteinen. Ca. 10 Stunden pro Monat, terminlich flexibel. Du zahlst die Rechnung nach Abschluss.
Förderung wird ausgezahlt
Nach Abschluss der Beratung und Einreichung aller Nachweise beim BAFA wird die Förderung direkt auf deine IBAN überwiesen. Keine dauerhafte Vorfinanzierung, nur eine kurze Zwischenfinanzierung von Wochen.
Abschnitt 7
Die 5 häufigsten Fehler, und wie du sie vermeidest
Fehler 1: Beratung beginnt vor dem Informationsschreiben
Das ist der häufigste und teuerste Fehler. Wer Beratungsleistungen in Anspruch nimmt, bevor die Leitstelle das Informationsschreiben versendet hat, verliert jegliche Förderung, rückwirkend, ohne Ausnahme.
Fehler 2: WZ-Code falsch oder gar nicht eingetragen
Der WZ-Code ist Pflicht für alle Antragsteller. Ein falscher Code kann zur Ablehnung führen oder die Bearbeitung stark verzögern.
Fehler 3: Beratungsthema passt nicht zum Antrag
Wenn du im Antrag Vertriebsberatung ankreuzt, aber am Ende eine KI-Strategieberatung durchführst, kann das beim Abschluss zu Problemen führen.
Fehler 4: Förderantrag und Beratervertrag werden verwechselt
Der BAFA-Antrag und der Beratungsvertrag mit uns sind zwei völlig getrennte Dokumente. Der Beratungsvertrag wird erst nach dem Informationsschreiben unterschrieben.
Fehler 5: Andere Fördermittel wurden nicht angegeben
Falls du für dasselbe Beratungsprojekt noch andere staatliche Förderungen erhältst (z.B. KfW, Landesförderungen), musst du das angeben. Mehrfachförderung für dasselbe Projekt ist nicht erlaubt.
Abschnitt 8
Häufige Fragen (FAQ)
Wie lange dauert der gesamte Prozess vom Antrag bis zur Auszahlung?
BAFA-Pflichtfrist: Beratung muss innerhalb von 6 Monaten nach dem Informationsschreiben abgeschlossen, bezahlt und dokumentiert sein. Typisch: ca. 2 bis 4 Wochen bis zum Informationsschreiben, dann Beratung innerhalb der 6-Monats-Frist, dann ca. 4 bis 6 Wochen bis zur Auszahlung. Wir koordinieren alle Fristen für dich.
Was muss ich für den Verwendungsnachweis einreichen?
Spätestens 6 Monate nach Informationsschreiben elektronisch bei der Leitstelle einreichen: (1) unterschriebenes Verwendungsnachweisformular, (2) EU-KMU- und De-minimis-Erklärung, (3) Charta-Erklärung, (4) unterschriebener Beratungsbericht inkl. ESF-Fragebogen, (5) Kontoauszug als Zahlungsnachweis. Außerdem Monitoring- und ESF-Plus-Fragebogen ausfüllen. Wir begleiten dich durch diesen Schritt vollständig.
Kann ich den Antrag stellen, wenn ich noch gar nicht weiß, was genau beraten werden soll?
Ja, aber Du brauchst einen ungefähren Beratungsbedarf. Wir wollen unsere Prozesse und Kostenstruktur optimieren reicht als Beschreibung vollkommen. Die genaue Agenda entwickeln wir gemeinsam in der Beratung. Genau deshalb empfehlen wir zuerst unsere kostenlose Analyse, damit du beim Antrag schon weißt, was deine drei größten Hebel sind.
Ich zahle zunächst die volle Rechnung, wann bekomme ich die Förderung zurück?
Nach Abschluss der Beratung reichen wir gemeinsam die Verwendungsnachweise beim BAFA ein. Die Auszahlung erfolgt dann in der Regel innerhalb von 4 bis 8 Wochen direkt auf dein angegebenes Geschäftskonto. Es ist eine kurze Zwischenfinanzierung, kein dauerhaftes Risiko.
Kann ich auch gefördert werden, wenn ich früher schon einen BAFA-Antrag gestellt habe?
Ja, grundsätzlich. Die Richtlinie gilt für Anträge bis 31.12.2026. Pro Unternehmen sind maximal fünf Beratungen förderbar, nicht mehr als zwei pro Jahr. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Antragstellung. Die Themen müssen sich voneinander unterscheiden. Sprich uns an, wir prüfen deinen konkreten Fall.
Was passiert, wenn der Antrag abgelehnt wird?
Eine Ablehnung kommt selten vor und hat meist einen konkreten, behebbaren Grund (z.B. fehlendes Dokument, falscher WZ-Code). In diesem Fall begleiten wir dich durch den Nachbesserungsprozess. Wir beginnen die Beratung erst dann, wenn die Förderzusage gesichert ist. Du trägst kein finanzielles Risiko durch eine Ablehnung.
Kann ich die Beratung abbrechen, wenn es nicht passt?
Der Beratungsvertrag ist unabhängig vom BAFA-Förderantrag. Du kannst den Beratungsvertrag wie jeden normalen Dienstleistungsvertrag kündigen, die vertraglichen Kündigungsfristen gelten. Die bereits genehmigten Fördermittel für abgeschlossene Leistungen bleiben dir erhalten.
Wir übernehmen den Papierkram, du machst dein Business.
Die Antragstellung ist der Teil, den viele als Hürde empfinden. Deshalb begleiten wir dich durch jeden Schritt, von der kostenlosen Erstanalyse bis zur Förderzusage. Kein Call-Center. Steffen Herr persönlich.
Kontakt: info@herrlichconsultegyzer.de